Inhalte in diesem Artikel

• Teildokumente und mehrere Anleitungen
• Bereitstellung der Betriebsanleitung
• Die midok®-Qualitätssicherung
• Verfügbarkeit und Aktualisierung der Betriebsanleitung

Wozu brauchen Sie eine Betriebsanleitung?

Der Hersteller von Maschinen und Anlagen ist rechtlich verpflichtet beim Inverkehrbringen des Produkts eine Betriebsanleitung bereitzustellen. Die Betriebsanleitung informiert den Kunden über den sicheren und bestimmungsgemäßen Betrieb des Produkts.

Die Betriebsanleitung muss daher allen rechtlichen Anforderungen entsprechen. Sie sollte für den Nutzer so verständlich wie möglich verfasst sein, damit das Produkt sicher und bestimmungsgemäß verwendet werden kann.

Wann brauchen Sie eine Betriebsanleitung?

Die Norm EN 82079-1 besagt:

„Einem Produkt muss eine Gebrauchsanweisung beigefügt werden, die seinen bestimmungsgemäßen Gebrauch fördert und alle Informationen enthält, die der Nutzer bei Gebrauch des Produkts wissen muss“.

Die Betriebsanleitung muss also mit dem Zeitpunkt des Inverkehrbringens für alle Geräte, Maschinen und Anlagen vorhanden sein.

Welche Informationen soll die Betriebsanleitung transportieren?

Der Inhalt der Betriebsanleitung wird durch die Norm EN 82079-1 festgelegt. Diese Norm muss genau befolgt werden, um eine positive Konformitätsbewertung und damit zusammenhängend die CE-Kennzeichnung zu erhalten.

Je nach Art des Produkts gelten weitere Richtlinien und Normen. Es ist daher wichtig, dass die geltenden Anforderungen vorher genau ermittelt werden. Relevante Richtlinien und Normen sind beispielsweise:

• Richtlinie 2006/42/EU (Maschinenrichtlinie)
• Richtlinie 2014/35/EU (Niederspannungsrichtlinie)
• Richtlinie 2014/68/EU (Druckgeräterichtlinie)
• Richtlinie 2014/34/EU (ATEX-Produktrichtlinie)
• ISO 17664 (für Medizinprodukte)
• ISO 26511 (für Software)
• … weitere Produktnormen, die jeweils zu prüfen sind, ob sie Anforderungen an die Dokumentation enthalten

Zielgruppenanalyse

Wie jede Nutzerinformation richtet sich die Betriebsanleitung an eine bestimmte Zielgruppe. Eine gute Anleitung muss ihre Zielgruppe genau kennen, mit ihren Gewohnheiten, Eigenschaften und Erwartungen vertraut sein.

Deswegen wird eine Zielgruppenanalyse durchgeführt, die folgende Informationen ermittelt:

• Altersgruppe
• Sprachliches Niveau
• Kulturelle oder soziale Besonderheiten
• Bestimmte Vorkenntnisse oder Fähigkeiten
• Erwartungen an die Anleitung
• Nutzungsart der Anleitung (Nachschlagewerk, Schulungsgrundlage, Handbuch, usw.)
• Erwartungen an das Produkt
• Besondere Bedingungen, unter denen das Produkt genutzt wird

Auf Grundlage dieser Zielgruppenanalyse verfassen wir die Betriebsanleitung. Wir achten dabei auf folgende Aspekte:

• Wir stellen eine Zielgruppengerechte, einheitliche Verwendung von Terminologie sicher.
  Dafür legen wir eine Terminologie-Liste an.
• Um einen möglichst einfachen und verständlichen Sprach- und Formulierungsstil zu erzielen, verwenden wir Technical Writing Sheets und Styleguides.
• Wir erstellen und platzieren Technische Illustrationen.
• Wir erarbeiten eine übersichtliche Dokumentationsstruktur. Wenn mehrere Zielgruppen angesprochen werden (Bediener und Installateur benötigen beispielsweise jeweils unterschiedliche Anleitungen), erstellen wir unterschiedliche Anleitungen.
• Wir legen eine inhaltliche Gliederung der Betriebsanleitung fest. Diese kann sich zum Beispiel nach dem Lebenszyklus des Produkts wenden.
• Wir legen Mittel zur Qualitätssicherung der Anleitung fest. Wir verwenden dafür unser Lektorat im Rahmen der midok®-Qualitätssicherung.

Teildokumente und mehrere Anleitungen

Bei komplizierten Produkten wie Maschinen und Anlagen ist es sinnvoll, die Betriebsanleitung in mehrere Teildokumente zu untergliedern. So wird dem Nutzer die Installation, Bedienung, Reinigung und Wartung möglichst verständlich vermittelt.

Wenn das Produkt in mehreren Varianten produziert wird, ist es ebenfalls sinnvoll, mehrere Anleitungen zu erstellen. So verfügt jede Produktvariante über ihre Anleitung, auf die der Nutzer direkt zugreift, anstatt sich in einer umfassenden Anleitung den für seine Produktvariante zuständigen Teil herauszusuchen.

Bereitstellung der Betriebsanleitung

Die Betriebsanleitung muss dem Nutzer so einfach wie möglich verfügbar gemacht werden. Dabei muss auch die jeweilige Zielgruppe berücksichtigt werden. Älteren Menschen fällt beispielsweise der Zugang zu mobilen Ausgabemedien schwerer als jüngeren Menschen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Anleitungen bereitzustellen:

• Direkt auf dem Produkt: Entsprechend der Größe des Produkts werden auf seiner Oberfläche Hinweise, Symbole oder kurze Handlungsanweisungen angebracht. Gerade bei besonders wichtigen Warnhinweisen und kurzen Handlungsschritten ist das sinnvoll. Die Betriebsanleitung wird dadurch nicht ersetzt.
• Auf der Produktverpackung: Da die Verpackung meist nicht aufbewahrt wird, werden auf ihr nur Informationen über den Transport und die Lagerung des Produkts, sowie zur Verpackungsentfernung angebracht.
• Betriebsanleitung als Druckwerk: Der Nutzer erhält alle Produktinformationen in einem Dokument oder in mehreren Teildokumenten zusammengefasst. Dies ist die gängigste Methode zur Bereitstellung der Anleitung. Es kommt darauf an, das Dokument gut zu strukturieren und seinen Inhalt mit einem übersichtlichen Inhaltsverzeichnis und einem Index übersichtlich aufzubauen.
• Auf einem Datenträger: Die Betriebsanleitung wird zum Beispiel als PDF über einen gesicherten Cloud-Zugang zur Verfügung gestellt. Für den Nutzer hat dies den Vorteil, dass die Dokumente besonders schnell mit der Suchfunktion durchsucht werden können. Zudem werden weitere Informationen durch Videos, Animationen oder Utility-Filme transportiert. Dadurch werden besonders komplexe Montage- und Handlungsabläufe anschaulich vermittelt.
• Mit eigener Internetpräsenz: Die Bereitstellung der Anleitungen über die Internetseite des Herstellers hat dieselben Vorteile, wie die Bereitstellung über einen gesicherten Cloud-Zugang. Mit einer Internetseite kann zudem die Aktualität der Dokumentation besonders einfach gewährleistet werden.

Die midok®-Qualitätssicherung

Um die Qualität der Betriebsanleitung zu sichern, befolgen wir bei der Erstellung der Anleitung ein Qualitätssicherungskonzept:

• Wir erstellen eine Terminologie-Liste. Dadurch gewährleisten wir die konsistente Verwendung von Fachbegriffen für die gesamte Dokumentation.
• Für halten uns an konsequente Stilregeln für den Text und beim Layout.
• Wir erstellen ein Grafikkonzept, das beispielsweise die verwendete Software, die Farben und den Stil der Technischen Illustrationen.
• Unsere Technischen Redakteure verwenden spezialisierte Software (Redaktionssysteme) und aktuelle Technik, um die Inhalte der Betriebsanleitung zu verwalten, zu strukturieren und auf wiederverwendbare Weise zu gestalten.

Wir befolgen einen strikten redaktionellen Reviewprozess (Lektorat nach dem 4-Augen-Prinzip) um Layout, Inhalt, Rechtschreibung, Stil, Technische Illustrationen, usw. zu überprüfen.

Verfügbarkeit und Aktualisierung der Betriebsanleitung

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass die Dokumentation bleibend verfügbar sein muss und die Möglichkeit zur Aktualisierung besteht.

Eine Internetpräsenz, die den Nutzern immer die aktuellste Version der Anleitung zum Download anbietet, gewährleistet dies. Der Zugang zu den Anleitungen wird, wenn notwendig, durch Benutzerkonten oder einen Zugriffscode gesichert.