Das Projekt bei midok® begann mit einem Satz, den wir öfter hören:
„Wir nutzen Word – geht das überhaupt für professionelle technische Dokumentation?“ Unsere Antwort: Natürlich.
Die Herausforderungen von Word
Auch wenn Word seine Tücken hat, denn es wurde nie für strukturierte Dokumentation entwickelt. Variantenmanagement, modulare Inhalte oder eine saubere Trennung von Layout und Inhalt? Fehlanzeige.
Wer versucht, komplexe Dokumente in Word zu pflegen, kennt die typischen Stolperfallen: verrutschende Formatierungen, instabile Gliederungen, unerklärliches Seitenchaos.
Was auf den ersten Blick einfach wirkt, wird bei steigender Komplexität schnell zur Herausforderung. Und genau hier liegt unser Ansatz:
Statt gegen das System zu arbeiten, holen wir das Maximum aus den vorhandenen Möglichkeiten heraus – mit klarer Struktur, methodischem Vorgehen und der Erfahrung, worauf es wirklich ankommt.
Denn auch wenn Word nicht das erste Werkzeug ist, an das man in der Technischen Redaktion denkt, gehört es in vielen Unternehmen zum Standard – sei es aus internen Vorgaben, wegen bestehender Vorlagen oder schlicht aus Gewohnheit.
Ein Automobilzulieferer aus Stuttgart war auf uns zugekommen. Die Dokumentation sollte in bestehende Word-Vorlagen eingebunden werden, die bereits in mehreren Abteilungen im Einsatz waren.
Die Systeme dahinter wie Freigabeprozesse, Übersetzungs-Workflows oder Formatierungen waren über Jahre gewachsen. Ein Wechsel auf ein „klassisches“ Redaktionssystem kam nicht infrage.
Was auf den ersten Blick nach Einschränkung klingt, war für uns die Gelegenheit zu zeigen, wie weit man mit klarem Konzept und methodischem Vorgehen kommen kann. Und das mit einem „einfachen“ Tool.
Strukturierte Formatvorlagen in Word
Mit strukturierten Formatvorlagen und automatisierten Inhaltsverzeichnissen haben wir eine klare Gliederung geschaffen – auch ohne XML oder DITA.
Dafür, dass auch komplexe Inhalte übersetzbar blieben, sorgten wiederverwendbare Textbausteine, sauber definierte Dokumentabschnitte und durchdachte Freigabeprozesse.
Gleichzeitig haben wir Schnittstellen für Übersetzungsprozesse berücksichtigt und die Dokumente von Anfang an so aufgebaut, dass sie ohne zusätzliche Formatierungsarbeit in mehrere Sprachen überführt werden konnten.
Was uns dabei besonders wichtig war: Nicht das Tool bestimmt die Qualität, sondern der Umgang damit. Mit einem klaren Konzept, Disziplin und Erfahrung lässt sich auch in Word eine professionelle Technische Dokumentation realisieren.
Fazit unserer September-Reihe:
Drei Werkzeuge, drei ganz unterschiedliche Anforderungen – und ein roter Faden: Unsere Fähigkeit, uns schnell auf Systeme einzustellen, ohne an Qualität zu verlieren.
Denn Flexibilität ist für uns kein Umweg, sondern der direkte Weg zu einer Technischen Dokumentation, die wirklich zum Kunden passt.
